TFF #33: KI im Management: Dein neuer Assistent ...wenn du ihn richtig führst

Ist KI das Ende der Manager? Wohl kaum. Aber sie zwingt uns, Führung neu zu denken – weg von reiner Verwaltung, hin zu echter Leadership. Entdecke, wie du KI als strategischen Co-Piloten nutzt und dir Freiraum für das Wesentliche schaffst.

Die Frage geistert durch die Chefetagen: Wenn KI immer besser darin wird, Management-Aufgaben wie Planung, Analyse und Reporting zu übernehmen – wozu braucht es dann noch uns Führungskräfte? Das Handelsblatt titelte provokant: "Und plötzlich werden auch Führungskräfte ersetzbar". Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) sieht gar 67% der klassischen Führungsaufgaben als automatisierbar an.

🎙️ Du hörst lieber? Hier eine kurze, KI-generierte Audio-Zusammenfassung dieser Ausgabe:

Was ist also los?

Die Beobachtungen sind eindeutig: KI-Tools wie ChatGPT können heute schon erstaunlich gut Management-Aufgaben unterstützen oder gar übernehmen. Das zeigt nicht nur die Theorie, sondern auch die Praxis:

• Der Giesswein-Case: Der Schuhhersteller hat ein Jahr lang ChatGPT in Vorstandssitzungen getestet. Das Ergebnis laut Harvard Business Manager: KI agierte als "positiver Störer", brach Routinen auf, lieferte schnelle Daten für Entscheidungen und erweiterte den Horizont mit neuen Ideen. Sie sparte sogar Kosten für externe Agenturen.

• Die KMU-Realität: In meinen Gesprächen mit Unternehmern wird klar: Der grösste Schmerzpunkt ist oft nicht die Strategiearbeit, sondern die operative Überlastung – die Flut an E-Mails, die endlose Terminkoordination, die Zeitfresser im administrativen Bereich. Der Wunsch nach Entlastung ist riesig.

• Eigene Erfahrung: Selbst in unserem eigenen Strategie-Workshop letzte Woche haben wir KI als Co-Moderator eingesetzt. Zwei spezifisch trainierte "Google Gems" haben uns geholfen, über 100 Ideen aus Sprachnotizen und Fotos in Minuten zu clustern – eine Arbeit, die sonst Stunden gedauert hätte. Das Ergebnis: Mehr Zeit für die Bewertung der Ideen und die Planung der nächsten Schritte.

KI dringt also unaufhaltsam in Management-Prozesse vor. Sie kann analysieren, strukturieren, formulieren – oft schneller und umfassender als wir Menschen.

Was bedeutet das für dich als KMU-Leader?

Das ist die entscheidende Frage. Die Automatisierung von Management-Tasks ist keine Bedrohung für echte Leader, sondern eine riesige Chance. Sie zwingt uns, den Unterschied zwischen blossem Management (Verwalten, Kontrollieren) und echter Leadership (Vision geben, Menschen entwickeln, Kultur prägen) klar zu erkennen und uns auf Letzteres zu konzentrieren.

Der wahre Nutzen von KI in der Führung liegt darin, mentale und zeitliche Freiräume zu schaffen:

• Fokus auf das Wesentliche: Wenn KI die Routine-Admin übernimmt (Termine, E-Mail-Filterung, erste Entwürfe), hast du mehr Zeit für strategische Fragen, für deine Kunden und vor allem für deine Mitarbeitenden. Ein Unternehmer nannte es treffend den Wunsch nach einem "Assistant as a Service".

• Objektivere Entscheidungsfindung: KI kann als neutrale Instanz Routinen durchbrechen und Fakten in emotionale Diskussionen bringen (wie bei Giesswein).

• Beschleunigte Prozesse: Ad-hoc-Analysen oder schnelle Entwürfe können Entscheidungszyklen verkürzen.

ABER: Die Giesswein-Studie und meine eigenen Erfahrungen zeigen auch die Grenzen und Gefahren. KI ist ein Werkzeug, kein Autopilot. Sie halluziniert, übersieht Kontext oder wichtige Details ("trügerische Vollständigkeit"). Dein kritisches Denken, deine Erfahrung und deine Fähigkeit zur Einordnung werden wichtiger denn je! Du musst lernen, die KI zu führen, ihre Ergebnisse zu hinterfragen und sie an deine Werte und Ziele anzupassen.

Was kannst du jetzt konkret tun?

Der Schlüssel liegt nicht im Abwarten oder in riesigen Projekten, sondern im bewussten, gesteuerten Experimentieren.

1. Identifiziere Zeitfresser: Wo verlierst du im Führungsalltag am meisten Zeit durch repetitive Admin-Aufgaben? (E-Mails? Meetings? Reportings?) Genau hier setzt du als Erstes an.

2. Nutze Standard-Tools: Oft brauchst du keine teure Individualentwicklung. Die Kombination von Tools wie ChatGPT/Gemini mit deinem Outlook oder Google Workspace bietet schon enorme Möglichkeiten, wenn sie richtig konfiguriert sind. Nutze "Custom Instructions" oder baue dir einfache "Custom GPTs/Gems".

3. Experimentiere mit Prompts: Der Schlüssel zur effektiven KI-Nutzung liegt im Prompting. Wir haben in unserem Workshop beispielsweise spezifische Prompts für die Ideen-Analyse und Lösungs-Synthese genutzt (siehe Kasten unten). Probiere aus, wie du der KI klare Rollen, Kontexte und Ausgabeformate vorgibst, um nützliche Ergebnisse zu erhalten.

4. Schärfe dein kritisches Denken: Verlasse dich nie blind auf KI-Ergebnisse. Prüfe Fakten, hinterfrage Annahmen und nutze KI als Sparringspartner, nicht als Orakel.

5. Führe dein Team: Nimm deine Mitarbeitenden mit auf die Reise. Erkläre das "Warum", schaffe Experimentierräume und coache sie im Umgang mit den neuen Werkzeugen. Ein wichtiger Hebel hierfür ist Transparenz: Mache die Kultur, aber auch die Ängste und Chancen im Team sichtbar – eine Grundlage, die wir in unserem kommenden Praxis-Workshop an der Uni Liechtenstein gezielt angehen.

KI im Management ist eine Reise, die gerade erst beginnt. Als KMU-Leader hast du die Chance, diese Reise aktiv zu gestalten – für mehr Effizienz im Management und vor allem: für mehr Zeit und Fokus auf echte Leadership.

Praxis-Tipp: Unsere Workshop-Prompts zum Ausprobieren

In einem MMIND-Projekt-Kickoff haben wir kürzlich zwei Google Gems genutzt, um Ideen schnell zu analysieren und zu strukturieren. Hier sind die (leicht gekürzten) Prompts als Inspiration für deine eigenen Assistenten:

Dein nächster Schritt: Vom Wissen ins Tun kommen

Theorie ist wichtig, aber Praxis ist entscheidend. Wenn du diese Themen vertiefen und direkt umsetzen willst, lade ich dich zu unserem nächsten Workshop am KMU-Praxisforum der Universität Liechtenstein ein:

Workshop: Digitale Verantwortung und Nachhaltigkeit - die Zukunft der Arbeit

Hier gehen wir am 11. November den nächsten Schritt:

• Praxisblock 1: Nachhaltigkeit automatisiert messen: Wir haben mit Tools wie n8n und Google AI Studio Instrumente entwickelt, die automatisiert und überprüfbar Berechnungen des Ressourcenverbrauchs und Compliance-Abgleiche durchführen – ein Schulterblick.

• Praxisblock 2: KI-Praxis: Wir entwickeln gemeinsam kleine KI-Assistenten, die Anwendungsfälle der Teilnehmer lösen.

Du lernst, wie KI datenbasierte Entscheidungen erleichtert, wie du deine Firmenkultur für die digitale Transformation öffnest und wie du gezielte Massnahmen für eine produktive KI-Integration umsetzt.

➡️ Hier geht’s zur Anmeldung

P.S. Zum Abschluss noch den Giesswein-Case als Video Snapshot: